Fattura elettronica conservazione sostitutiva: cos'è e come funziona

Fatturazione elettronica conservazione sostitutiva: cos'è, come funziona, termini, obbligo dei documenti contabili e fiscali e comunicazione Agenzia Entrate

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Fatturazione elettronica conservazione sostitutiva: cos'è? La conservazione sostitutiva è un sistema che consente di archiviare e conservare le fatture elettronica secondo quanto stabilito dalle nuove leggi italiane.

Dal prossimo anno, lavoratori autonomi, professionisti e aziende dovranno avvalersi di questo strumento per essere in regola.

A partire dal 2019 (ma per alcuni settori già da quest'anno) fatture e documenti contabili dovranno essere archiviati e conservati secondo nuovi standard.

In questo articolo facciamo luce su queste nuove procedure, in particolare:

cos'è la fattura elettronica;

come funziona;

cos'è la conservazione sostitutiva;

come gestirla per essere in linea con le nuove leggi.

 

Fattura elettronica cos'è e come funziona?

Fatturazione elettronica: cos'è? Come funziona? La fatturazione elettronica è il nuovo sistema per l'utilizzo della fattura completamente digitale.

Emissione, trasmissione e conservazione delle fattura: dal 2019 sarà obbligatorio fare tutto in forma digitale.

Fattura elettronica 2018: ad oggi gli italiani hanno avuto a che fare con la fatturazione elettronica solo ed esclusivamente nelle emissioni che riguardano la PA.

Ma sempre nel corso dell'anno ci sarà un altro importante appuntamento che è quello di luglio 2018.

In quest'ultima data la cessione di carburante avverrà solo con fatturazione elettronica.

Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Agenzia delle Entrate: alla fattura elettronica si affianca un altro elemento che è la conservazione sostitutiva, ovvero il modo in cui verranno conservati tutti i documenti contabili.

Si tratta di un obbligo di legge che riguarda tutti i possessoti di partita Iva.

Scopriamo cosa c'è da sapere nei paragrafi che seguono.

 

Fattura elettronica conservazione sostitutiva: cos'è?

Conservazione sostitutiva fattura elettronica: cos'è? Con conservazione sostitutiva della fattura elettronica s'intende una procedura che permette di conservare e archiviare in modo digitale i documenti contabili.

Con la conservazione sostitutiva, quindi, si attuano un insieme di azioni che consentono di archiviare nel modo previsto dalla legge tutti i documenti necessari.

Infatti la fattura elettronica ha lo stesso valore legale della classica fattura.

Tuttavia la conservazione digitale presenta notevoli vantaggi, soprattutto sul piano economico ed ecologico.

La prima grande distinzione di questo nuovo processo è quello legato alla distinzione delle fatture emesse verso un privato o verso una PA.

Da questo punto di vista basta pensare alla conservazione dei libri contabili, che devono essere mantenuti per anni e anni.

Con la conservazione sostitutiva tutto sarà mantenuto in una memoria virtuale.

E' da considerare che le nuove leggi prevedono che tutta la nuova contabilità digitale dev'essere sempre reperibile in caso di controlli da parte dalle autorità competenti.

Quindi, ad esempio, all'interno di un ufficio è importante che la contabilità elettronica sia sempre reperibile.

 

Fatturazione elettronica conservazione sostitutiva come funziona? 

Fatturazione sostitutiva come funziona? La conservazione sostitutiva della fattura elettronica sostituisce la conservazione della contabilità cartacea con quella elettronica.

Dal 2019 la fatturazione cartacea diventerà completamente digitale.

Con la conservazione sostitutiva anche l'archiviazione sarà gestita interamente in modo digitale.

In questo modo si risolve anche il problema del deterioramento della carta e del documento stesso.

Le nuove fatture elettroniche non avranno più il classico timbro e la firma.

Questi ultimi due saranno sostituiti dalla firma elettronica ma non solo.

La marca da bollo adesiva sarà sostituita dalla marca da bollo virtuale.

Timestamp: sarà un altro elemento importante della fattura elettronica.

Timestamp che sta per marca temporale, ovvero un fattore che certifica l'orario e la data in cui il documento è stato creato.

 

Conservazione sostitutiva come si attua?

La conservazione sostitutiva si attua mediante l'archiviazione ottica.

Che cos'è l'archiviazione ottica? Si tratta di uno strumento che permette di registrare tutta la documentazione contabile.

E' un vero e proprio archivio digitale in cui vengono registrare:

  • fatture;
  • documenti;
  • libri contabili.

Nell'archiviazione ottica è possibile inserire quindi tutti i documenti cartacei emessi con un sistema che li renderà autentici e legalmente validi grazie alle caratteristiche che abbiamo visto nel paragrafo precedente, quali:

  • firma digitale;
  • bollo virtuale;
  • data effettiva dell'emissione;
  • dati dei soggetti interessati.

L'archiviazione ottica consente di archiviare un documento e conservarlo nel tempo senza il rischio che questo sia rovini.

 

Termini, scadenze e obbligo dei documenti

Dal prossimo anno l'archiviazione dei file contabili sarà un obbligo di legge.

La conservazione sostitutiva deve avvenire quindi tre mesi prima della scandenza di quelli che sono i termini per la presentazione dell'Unico.

Il 30 settembre è la data che fa riferimento alla scadenza per l'invio telematico della dichiarazione.

Il 30 giugno è la data che fa riferimento all'archiviazione ottica.

Il soggetto interessato può avvalersi della conservazione sostitutiva indicando nella dichiarazione dei redditi la propria volontà.

Quest'ultimo sarà il modo in cui verrà indicato all'Agenzia delle Entrate.

Per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione le cose sono già in corso da diversi anni.

Nel paragrafo che segue ci occupiamo proprio di questa casistica.

 

Conservazione sostitutiva Pubblica Amministrazione

Per le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione, la fatturazione elettronica è già attiva da tempo.

Infatti dl 6 giugno 2014 si è cominciato a rendere le fatture elettroniche obbligatorie verso INPS, INAIL e tutti i Ministeri.

Successivamente questo è stato esteso verso tutte le PA, dal 31 marzo 2015.

Con conservazione sostitutiva delle fatture elettronica verso la PA ci si riferisce proprio a queste casistiche.

Ecco come funziona.

Quando viene emessa una fattura nei confronti di una Pubblica Amministrazione, questa dev'essere sempre presa in carico dal Sistema di Interscambio, conosciuto come Sdl.

E' proprio quest'ultimo a riconoscere i dati inseriti nella fattura elettronica che viene emessa e in un secondo momento a girarla alla relativa Pubblica Amministrazione.

Dopo che questo passaggio avviene la fattura in essere dev'essere correttamente processata ed archiviata.

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